De werkkostenregeling; benut je de vrije ruimte nog voor het einde van het jaar (2023)?

Via de werkkostenregeling (WKR) kun je als werkgever onbelaste vergoedingen of verstrekkingen aan je werknemers geven waarbij (een deel van) de vergoedingen en verstrekkingen ten laste van de vrije ruimte komt.

Voor 2023 bedraagt de vrije ruimte 3% over de eerste € 400.000 van de loonsom van alle medewerkers samen. Over de loonsom boven € 400.000 bedraagt de vrije ruimte 1,18% van de loonsom.

Vanuit de vrije ruimte mag je onbelast vergoedingen geven. Komt het bedrag van de vergoedingen boven de vrije ruimte, dan betaalt de werkgever over het bovenmatige bedrag 80% belasting.

Vrije ruimte over?
Het kan aantrekkelijk zijn – voor werknemer én praktijkhouder – om vergoedingen of verstrekkingen onder te brengen in de vrije ruimte (denk bijvoorbeeld aan een (deel van een) bonus of kerstgeschenk). De Belastingdienst beschouwt vergoedingen en verstrekkingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar als gebruikelijk. Dat betekent dat zolang de vergoedingen en verstrekkingen aan een werknemer op jaarbasis niet boven de € 2.400 uitkomen, deze niet ongebruikelijk worden geacht.

Als je de vrije ruimte van de werkkostenregeling nog niet volledig hebt gebruikt, is december een mooie maand om nog iets extra’s te doen zonder al te hoge kosten. Vergoedingen en verstrekkingen die ten laste van de vrije ruimte komen, maar de vrije ruimte niet overschrijden, kunnen immers belastingvrij worden verstrekt. Dus waarom geen kerstpakket (zie hieronder) en een kleine bonus? Zolang de grens van € 2.400 per werknemer per jaar (in totaal) niet wordt overschreden, vindt de Belastingdienst er immers niets van.

Feestdagen en de werkkostenregeling
Houd er rekening mee dat vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers op en rond de feestdagen wellicht ook nog kosten met zich mee brengen die ten laste van de vrije ruimte van de WKR moeten worden gebracht.

Wat zijn de regels voor een Sinterklaasfeest?

• Het feest is op de werkplek (bijvoorbeeld in de bedrijfskantine).
  Voor de consumpties van de werknemers, de partners en kinderen van werknemers geldt een nihilwaardering.
• Het feest is op een externe locatie bij een derde
  De waarde van de consumpties én de rest van het feest moet bij het loon van de werknemers geteld worden of als eindheffingsloon worden ondergebracht in de vrije ruimte. Dat geldt ook voor andere kosten voor het feest, zoals het inhuren van een hulpsinterklaas of het laten reinigen van de sint- en pietenpakken.

Ongeacht waar het sinterklaasfeest plaatsvindt, cadeautjes en versnaperingen die je als werkgever vergoedt of verstrekt aan de genodigden voor thuis zijn altijd belast loon. In de praktijk kiezen de meeste werkgevers ervoor om deze vergoedingen en verstrekking aan te wijzen als eindheffingsloon, zodat de werknemer het bedrijfsfeest niet terugziet op zijn loonstrook.

En wat doen we met Kerst?
De Kerstborrel of het Kerstdiner worden net als het Sinterklaasfeest gezien als een personeelsfeest en hoe je als werkgever omgaat met maaltijden tijdens dit soort feesten hangt dus ook weer af van de locatie van het feest:

• Het feest is op de werkplek.
  Voor maaltijden tijdens feesten die op de werkplek plaatsvinden, reken je een normbedrag tot het loon of je wijst het normbedrag van € 3,55 per maaltijd aan als eindheffingsloon.
• Het feest is op een externe locatie bij een derde.
  De waarde van deze maaltijden (het factuurbedrag incl. BTW) reken je tot het loon of wijs je aan als eindheffingsloon.

Tot slot, wat doen we met de kerstpakketten?
Voor het kerstpakket geldt geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering en de waarde van de kerstpakketten incl. BTW komt daarom ten laste van de vrije ruimte. Pas als er geen vrije ruimte meer beschikbaar is, zul je 80% eindheffing dienen te betalen over het deel dat boven de vrije ruimte uitkomt.

Verlaging vrije ruimte in 2024!
In 2024 wordt de vrije ruimte weer verlaagd van 3% naar 1.92% over de loonsom tot € 400.000,-!