Het belang van stuurinformatie voor fysiotherapiepraktijken tijdens en na de corona-crisis

In ons vorige artikel over het belang van het analyseren van stuurinformatie voor fysiotherapiepraktijken heb je kunnen lezen dat actuele, betrouwbare en relevante stuurinformatie essentieel is om (belangrijke) beslissingen financieel-economisch te kunnen onderbouwen. Op dit moment ziet de wereld er door de corona-crisis anders uit. Het belang van stuurinformatie is hierdoor nog belangrijker geworden. Waar dien je als fysiotherapiepraktijk op te sturen tijdens en na de crisis? En hoe doe je dat?

1. Corona-crisis
Op 27 februari 2020 werd in Nederland de eerste corona-besmetting gemeld. Inmiddels leven we in de maand juli en houdt corona ons nog steeds in de greep. Termen als ‘’anderhalve meter samenleving’’ en ‘’het nieuwe normaal’’ zijn de afgelopen weken/ maanden in menig tv-praatprogramma langs gekomen.

Fysiotherapiepraktijken stonden en staan nog steeds voor een grote opgave. Waar in het begin veel onzekerheid heerste over de tegemoetkomingen vanuit de overheid en de zorgverzekeraars, zijn praktijken nu bezig om het aantal behandelingen op locatie weer op te schalen. Met behulp van onze rekentool voor de continuïteitsbijdrage in combinatie met de NOW hebben we fysiotherapiepraktijken kunnen helpen bij het inzichtelijk maken van de tegemoetkoming vanuit de zorgverzekeraars en de overheid. Door de continuïteitsbijdrage, de TOGS, de NOW en het uitstellen van betalingen van onder andere belastingaangiftes en -aanslagen hebben vrijwel alle fysiotherapiepraktijken de eerste financiële klappen van de crisis kunnen opvangen. Heb je echter ook inzichtelijk hoe je er voor staat op (middel)lange termijn?

2. Inzicht in de tussentijdse cijfers
Door de corona-crisis is inzicht in de cijfers van groot belang. Inzicht in de cijfers begint bij een betrouwbaar ingerichte en actueel bijgewerkte administratie. Op deze manier kan snel inzichtelijk worden gemaakt wat de resultaten zijn tijdens de ‘’corona-maanden’’. Je kunt bepalen hoeveel je de medewerkers die (gedeeltelijk) op variabele basis worden verloond kunt betalen tijdens de crisismaanden. Daarnaast kan snel inzichtelijk worden gemaakt of je voldoet aan de voorwaarden voor de NOW en de TOGS. Bij de NOW zou je mogelijk vooraf nog enigszins kunnen bijsturen. De uitkerende instanties (RVO, UWV en zorgverzekeraars) zullen de komende tijd cijfers opvragen om te controleren of aan de voorwaarden wordt voldaan en om een (eventuele) eindafrekening te maken. Daarvoor is het dus noodzakelijk dat de tussentijdse cijfers juist en volledig zijn.

3. Inzicht in de liquiditeitspositie
De corona-crisis vergt echter niet alleen inzicht in tussentijdse cijfers. Belangrijk is om vooruit te (blijven) kijken. Op dit moment kan de bankstand voldoende omvang hebben, over een aantal weken/ maanden kan dat wellicht anders zijn:

1. De continuïteitsbijdrage loopt in beginsel tot 30 juni. Fysiotherapiepraktijken moeten daarom vanaf juli met de reguliere behandelingen weer voldoende omzet genereren om aan alle betalingsverplichtingen te kunnen blijven voldoen;
2. Wanneer de NOW is ontvangen en uiteindelijk niet aan de voorwaarden wordt voldaan, dient de gehele NOW terugbetaald te worden. Indien je omzetverlies of je loonsom lager is dan in de aanvraag, zul je een deel van de NOW terug moeten betalen;
3. Betalingen die tijdens de corona-crisis zijn uitgesteld moeten na het verlopen van de driemaandsperiode alsnog worden betaald;
4. Wellicht zijn ook huurtermijnen (of aflossingstermijnen van de hypotheek) uitgesteld. Deze zullen dus later dit jaar moeten worden ingehaald;
5. De maanden juli en augustus zijn vaak maanden waar fysiotherapiepraktijken een lagere omzet behalen dan andere maanden in verband met de zomervakantie;
6. Daarnaast blijkt in veel gevallen de ontvangen CB niet overeen te komen met de berekening. Indien je meer hebt ontvangen dan je op basis van de regeling recht op hebt dan zul je dus een deel moeten terugbetalen. Het is dus belangrijk om dit goed te checken en daarmee rekening te houden in je liquiditeitsplanning.

Wij hebben diverse Excel-formats ter beschikking om snel en eenvoudig de gevolgen voor de liquiditeit door te rekenen in de komende weken/ maanden. Een daarvan is onze weekplanning liquiditeiten waarin de verwachting per week uiteengezet kan worden op basis van de te verwachten inkomsten en uitgaven. Tevens kan in onze managementrapportagesoftware een forecast gepresenteerd worden op basis van de verwachte resultaten.

Door frequent de liquiditeitspositie in kaart te brengen en te updaten, kun je snel schakelen en tijdig inspelen op eventuele (toekomstige) tekorten. Daarbij heb je een goede indicatie van het verloop van de liquiditeiten binnen de praktijk en weet je waar je aan toe bent.

4. Opschalen na de crisis
Veel praktijken draaien in juni weer op circa 80% van het niveau voor de crisis. Dit zal normaliter de komende periode verder aantrekken.

1. Kan ik alweer nieuwe werknemers aannemen en tegen welke arbeidsvoorwaarden?
2. Welke investeringen zijn verantwoord?
3. Hoe om te gaan met loonsverhogingen?
4. Dien ik rekening te houden met inhaalomzet en kan ik daarop inspelen?

5. Benchmarking
Door de crisis hebben veel praktijkhouders ook extra kritisch naar hun kosten en de toegevoegde waarde van deze kosten gekeken. Op basis van een benchmark krijg je inzicht hoe jouw kosten zich verhouden ten opzichte van andere praktijken en krijg je mogelijk inzicht in verbeterpunten voor je praktijk. Uiteraard dien je wel appels met appels te vergelijken om de juiste conclusies te kunnen trekken. Wij hebben daarvoor een benchmarktool gebouwd waarmee je heel eenvoudig op hoofdlijnen een eerste analyse kunt maken.

6. Conclusie
Tijdens de corona-crisis is het belang van actueel inzicht in de tussentijdse cijfers en de liquiditeitspositie nog duidelijker geworden. Een betrouwbaar ingerichte en actueel bijgewerkte administratie is belangrijk om vooruit te kunnen kijken, zowel op het niveau van resultaten als op het niveau van liquiditeiten.

Mocht je vragen hebben over de corona-maatregelen voor fysiotherapiepraktijken of over het belang van stuurinformatie tijdens de corona-crisis neem dan vooral contact met ons op. We helpen je graag bij het opstellen van een prognose voor de komende weken en maanden. Hou ook vooral onze website in de gaten voor het laatste nieuws over de corona-maatregelen: https://fact4fysio.nl/blogs/coronavirus-maatregelen/

Bel of mail ons gerust als je hierover vragen hebt of kom langs op ons kantoor in Zevenbergen. De koffie (en de desinfectiegel) staat altijd klaar!

Dennis Henderiks
T. 06 18 98 37 94
E. dennis.henderiks@fact4fysio.nl