Maandelijks inzicht in je cijfers

Wacht niet op je jaarrekening, ga voor inzicht in je cijfers per maand!

Maandelijks inzicht in je cijfers: 7 tips voor het instellen van je wensen

De jaarrekening is niet meer zo relevant. Uiteraard heb je hem nodig voor je aangiftes naar de Belastingdienst, voor het bepalen van je kredietwaardigheid en voor het deponeren bij de Kamer van Koophandel. Dat staat allemaal buiten kijf. Maar jij als slimme ondernemende fysiotherapeut wil graag tijdig de juiste stuurinformatie voor je praktijk. Want zeg nou zelf, eigenlijk kun je daar niet echt meer op wachten in deze tijd, toch? Je moet kunnen schakelen, snel op een veranderende markt kunnen inspelen en aanpassingen kunnen doen aan je dienstverlening als blijkt dat het minder oplevert dan je had gedacht. Maar dan heb je dus wel inzicht nodig. En daar zijn tegenwoordig hele slimme tools voor bedacht! Je kunt dan eenvoudig maandelijks op je cijfers sturen in plaats van op jaarcijfers. Zeker met de huidige software-oplossingen is dat vrij eenvoudig te realiseren.

Tip #1: Fysiocockpit

Maak gebruik van dashboardsoftware. Er zijn verschillende softwaretools op de markt waarmee je jouw fysiocockpit geheel naar jouw wensen kunt instellen. De cockpit geeft je maandelijks een overzicht van je resultaten. Kijk goed of het pakket van je keuze te koppelen is met jouw eigen boekhoudprogramma en maak een vergelijking van de rapportagemogelijkheden gebaseerd op jouw eisen.

Tip #2: Pas de rapportagemogelijkheden aan jouw wensen aan

Bepaal welke informatie voor jou relevant is. Wil je sturen op omzet, liquiditeit of kostenbesparingen? Wil je graag inzicht hebben in je current of quick ratio elke maand? Of wellicht ook ten opzichte van vorige maand of zelfs vorig jaar? Het kan! Ook kun je denken aan zaken als omzetstijgingen en –dalingen en cumulatieve cijfers. Zaken als de ontwikkeling van je vrije ruimte binnen de Werkkostenregeling zijn eenvoudig inzichtelijk te maken, evenals de overwinst die je maandelijks hebt binnen je maatschap.

Tip #3: Visuele mogelijkheden

Ook fysiotherapeuten houden van afbeeldingen en heldere overzichten. Voeg daarom je logo toe, foto’s die ertoe doen en maak een keus uit de uitgebreide visuele mogelijkheden die er zijn. Of je je cijfers nu in een roze cirkeldiagram, staafdiagram of andere, kleurige grafiekvorm wilt gieten, alles is aan te passen voor een overzichtelijke presentatie van je resultaten. Zodat je in één oogopslag de belangrijkste informatie eenvoudig krijgt weergegeven.

Tip #4: Begroting

Nog steeds zijn er bedrijven die in Excel een begroting maken en dan handmatig de actueel behaalde cijfers ernaast opnemen. Dat kan echt makkelijker! Neem je begroting op in je fysiocockpit. Dan zie je in een oogopslag of je resultaten in lijn zijn met je verwachtingen en bespaar je jezelf een hoop tijd omdat je geen gegevens meer hoeft over te kloppen.

Tip #5: Liquiditeit

Is liquiditeit belangrijk, stuur dan op een liquiditeitsbegroting. Heb je een kredietfaciliteit die je niet wilt overschrijden? Stel dan eenvoudig een signalering in, waarmee je op tijd gewaarschuwd wordt als de grens bereikt wordt. Uiteraard kan dit ook voor bedrijven die niet rood willen staan of bijvoorbeeld altijd minimaal €10.000 op hun rekening willen hebben staan.

Klik op de afbeelding voor onze demo.

Tip #6: Kostenplaatsen

Stel, je hebt verschillende diensten of activiteiten binnen je praktijk, of je bent gevestigd op meerdere locaties. Hiervoor kun je kostenplaatsen instellen, zodat de omzet en de kosten per dienst, activiteit en/of locatie inzichtelijk gemaakt kan worden. Wel zo handig en overzichtelijk en ook weer volledig volgens jouw wensen.

Tip #7: Resultaat per werknemer per maand

Er wordt wel gezegd dat werknemers het grootste bezit zijn van een organisatie. Voor een fysiotherapiepraktijk geldt dit uiteraard ook. Daarom is het ook handig om het resultaat per werknemer inzichtelijk te maken. Vanuit Intramed en FysioRoadmap kan de omzet gespecificeerd per medewerker geëxporteerd worden. Daarnaast kunnen de loonkosten per werknemer vanuit de salarisadministratie inzichtelijk gemaakt worden. Ook de overige kosten, zoals studiekosten en de contributies per therapeut kunnen gekoppeld worden aan de betreffende werknemer. Op deze manier krijg je als praktijkhouder een mooi overzicht van wat die werknemers nu voor toegevoegde waarde hebben voor je praktijk. Deze overzichten kun je in je fysiocockpit opnemen en vergelijken met voorgaande maanden, voorgaande jaren en/of de begroting of doel van deze werknemer. Gesprekken met je werknemers zijn eenvoudiger, omdat je je makkelijk kunt staven op feiten. Of het nu gaat om loonsverhoging of juist een werknemer die minder goed presteert, snel inzicht praat gemakkelijker.

Tot slot

Maak gebruik van de softwareoplossingen. Denk goed na welke informatie voor jouw fysiotherapie-onderneming belangrijk is: op welke informatie wil je sturen? Houd hier goed rekening mee bij het inrichten van je administratie. En als laatste: bepaal je doel. Zonder doel kun je niet scoren. Stel een begroting op, zodat je maandelijks de werkelijke cijfers kunt vergelijken met de begroting en de cijfers van het voorgaande jaar.