Stuurinformatie analyseren van fysiotherapiepraktijken

In ons vorige artikel over de benchmarking van fysiotherapiepraktijken heb je kunnen lezen dat het rendement de afgelopen jaren fors is gedaald. Hoe kun je het rendement nu gaan verbeteren? Goede stuurinformatie is daarbij essentieel. Maar welke informatie is belangrijk om inzichtelijk te maken en om goed te kunnen sturen? En hoe maak je dit dan inzichtelijk voor je fysiotherapiepraktijk?

1. Ontwikkelingen

Er is de laatste jaren veel veranderd op softwaregebied. Zowel de praktijksoftware als boekhoud- en rapportageprogramma’s (cockpits) bieden nieuwe slimme toepassingen. Dit biedt meer mogelijkheden om relatief eenvoudig nuttige stuurinformatie te genereren. Maak jij al gebruik van deze mogelijkheden? Waar in het verleden de oplevering van de jaarcijfers een van de weinige momenten was waarop de praktijkhouder kon zien hoe het financieel met de praktijk is gegaan, zijn praktijken inmiddels bezig om periodiek tussentijds te rapporteren gedurende het jaar. Maar wordt de juiste stuurinformatie gerapporteerd? Is het rapporteren en analyseren van de winst-en-verliesrekening en de balans voldoende om te sturen?

2. Tussentijds inzicht in de resultaten

Belangrijk bij het genereren van actuele stuurinformatie is het frequent bijwerken van de administratie. Als de administratie periodiek tussentijds wordt verwerkt en gecheckt, zijn de tussentijdse cijfers actueel, compleet en kan op ieder moment bekeken worden hoe je praktijk ervoor staat. Daarnaast kan tijdig bijgestuurd worden waar nodig en kan bij eventuele veranderende (fiscale) regelgeving direct geschakeld worden. Naast tussentijds inzicht kan dan ook belastingvoordeel worden behaald. Een win-win situatie toch?

3. Omzetanalyse en statistiek

Als praktijkeigenaar dien je de omzet van je praktijk nader te analyseren. Tegenwoordig bieden de meeste praktijksoftwarepakketten uitgebreide mogelijkheden om deze te kunnen analyseren. Denk hierbij aan:

1. Omzet per specialisatie (type behandeling, code);
2. Omzet per verzekeraar;
3. Waar komen de cliënten vandaan (in relatie tot een bepaalde specialisatie);
4. Leeftijdsopbouw van de cliënten;
5. Verdeling chronisch/ niet-chronisch;
6. Aantal no-shows van de praktijk in totaliteit en per therapeut;
7. Behandelindex.

4. Vergelijking met een doel (begroting / prognose).

‘’Zonder doel kun je niet scoren’’. Dit citaat wordt vaak gebruikt om aan te geven wat het belang is van een begroting of prognose gericht op de toekomstige resultaten van de praktijk. Door een begroting of prognose te maken en deze tussentijds periodiek te vergelijken met de werkelijkheid, kan eenvoudig bepaald worden waarom bepaalde doelen overtroffen worden of misschien niet worden bereikt en wat daar de reden van is. Op deze manier creëer je kostenbeheersing en wellicht kostenbesparing. Weet jij hoeveel de energielasten bedragen binnen de praktijk? Sommige kosten lopen gedurende de jaren onopgemerkt op waardoor het rendement ieder jaar daalt. Heb je dit inzichtelijk? Heb je daarnaast inzicht in de potentiële omzet van je therapeuten? Bereken op basis van het aantal uren en gemiddelde tarief de maximale potentiële omzet, uiteraard rekening houdend met verlof, feestdagen, ziekte en indirecte uren.

5. Specifieke stuurinformatie voor fysiotherapiepraktijken

Tussentijds inzicht in de resultaten van de praktijken is prettig, maar om goed te kunnen sturen is specifiekere stuurinformatie voor de praktijkeigenaren nodig. Om de juiste stuurinformatie te kunnen krijgen moet aan de voorkant de administratie goed ingericht worden. Bedenk hierbij op welke informatie je wilt sturen. Onderstaand volgen enkele voorbeelden van specifieke stuurinformatie waar fysiotherapiepraktijken op kunnen sturen:

1. Resultaten per therapeut:
   Door optimale inrichting van de praktijksoftware (zoals Intramed, Fysio Roadmap, Fysiomanager en SpotOnMedics) kunnen de opbrengsten per therapeut inzichtelijk worden gemaakt. Door hieraan tevens de loonkosten en eventuele overige kosten per therapeut (zoals studie- en opleidingskosten, persoonsgebonden contributies, etc.) te koppelen, is per therapeut inzichtelijk wat de toegevoegde waarde van deze therapeut is voor de praktijk. Op deze manier is bijvoorbeeld snel te zien welke therapeuten ‘’duur’’ zijn en/of wanneer een therapeut veel onnodige gaten in zijn of haar agenda heeft (indien sprake is van vaste verloning per uur).
2. Splitsing directe loonkosten (loonkosten fysiotherapeuten) en indirecte loonkosten (praktijkassistenten en administratief personeel):
   Door een splitsing aan te brengen tussen de loonkosten van de therapeuten en de loonkosten van indirect personeel (personeel die niet aan de behandeltafel staan) kunnen snel conclusies getrokken worden bij vergelijking van de loonkosten ten opzichte van de omzet. Loonkosten van therapeuten zullen namelijk in principe mee moeten fluctueren met de omzet. Indirecte loonkosten zijn constante kosten die veelal gelijk zullen blijven.
3. Vergelijking van de cijfers met praktijken van collega’s (benchmark):
   Het vergelijken van je eigen cijfers ten opzichte van vorig jaar of voorgaande perioden is een manier om te sturen. Een andere mogelijkheid is om te kijken hoe je het doet ten opzichte van andere fysiotherapiepraktijken. Door deze vergelijking te maken is snel inzichtelijk op welke kosten binnen je eigen praktijk wellicht te besparen valt. Hoe verhouden mijn indirecte loonkosten (punt b) zich ten opzichte van andere praktijken? Zie hiervoor ook ons artikel over de benchmarking en onze benchmarktool.
4. Verhouding van de verschillende kostenposten t.o.v. de omzet:
   Sommige kosten zullen afhankelijk zijn van de omzet die wordt gegenereerd binnen de praktijk. Door inzichtelijk te maken hoeveel procent een bepaalde kostenpost ten opzichte van de omzet bedraagt, kan dit eenvoudig vergeleken worden met bijvoorbeeld de benchmark. Wanneer je huisvestingskosten 15% van de omzet bedragen en een gemiddelde praktijk heeft 10% huisvestingskosten ten opzichte van de omzet, dan dien je dat nader te analyseren. Is het huurcontract verouderd en staat daar een te hoge huurprijs in? Ben je te veel geld kwijt aan de schoonmaakkosten en kan daarop worden bespaard door dit in eigen beheer te doen?
5. Relatie van je eigen cijfers t.o.v. ontwikkelingen in de fysiotherapiebranche:
   Het kan wel eens voorkomen dat de omzet met een hoger percentage stijgt dan de kosten. Of juist andersom. Dit kan met verschillende factoren te maken hebben. Een voorbeeld is de ontwikkelingen binnen de branche. Binnen de fysiotherapiebranche speelt bijvoorbeeld het feit dat zorgverzekeraars hun tarieven niet verhogen, waardoor bij hetzelfde aantal behandelingen ten opzichte van voorgaand jaar een gelijkblijvende omzet wordt behaald. De kosten zullen normaal gesproken echter wel stijgen, bijvoorbeeld door een stijging van de loonkosten, indexatie op de huurkosten en een inflatiecorrectie op contributies en abonnementen. Wanneer je dit weet, zijn de cijfers nog beter te analyseren.
6. Resultaten per locatie / vestiging en per activiteit:
   Weet je als praktijkhouder welke locatie het beste draait? Door optimale inrichting van de administratie kunnen resultaten per locatie / vestiging of per activiteit inzichtelijk worden gemaakt. Op deze manier kunnen weloverwogen besluiten worden gemaakt over het al dan niet rendabeler maken van een locatie of activiteit en wellicht het uitbreiden of uiteindelijk stoppen van een locatie of activiteit wanneer deze niet rendabel is voor de praktijk.

6. Bijkomend voordeel actuele stuurinformatie

Regelmatig komt het voor dat fysiotherapiepraktijken actuele cijfers nodig hebben voor een financiering, kredietfaciliteit, de overname van een praktijk / verkoop van (een deel van) de praktijk of voor een grote investering. Wanneer deze niet snel aangeleverd kunnen worden kun je niet snel schakelen en kunnen dergelijke belangrijke beslissingen vertraging oplopen. Met een administratie die altijd actueel is en stuurinformatie die in de Cloud op te roepen is, is aanlevering op hele korte termijn mogelijk en kan een beslissing snel in gang worden gezet.

7. Conclusie

Een actuele administratie en een goede inrichting is de basis voor het genereren van stuurinformatie voor een praktijkeigenaar. Aan de hand daarvan kunnen diverse en specifieke overzichten opgesteld worden om het voor een praktijkeigenaar gemakkelijker te maken om belangrijke beslissingen te nemen. Het opstellen van een doel (begroting/ prognose) is hierbij belangrijk. Voorbeelden van fysio-specifieke overzichten waarop gestuurd kan worden:

1. Resultaten per therapeut;
2. Splitsing directe en indirecte loonkosten;
3. Vergelijking van de cijfers met de benchmark;
4. Verhouding van de verschillende kostenposten t.o.v. de omzet;
5. Relatie van je eigen cijfers t.o.v. ontwikkelingen in de fysiotherapiebranche;
6. Resultaten per locatie / vestiging en per activiteit;

Mocht je vragen hebben over het genereren en analyseren van stuurinformatie voor jouw fysiotherapiepraktijk neem dan contact met mij op. Ik bespreek de verschillende mogelijkheden graag met je. Uiteraard kom ik desgewenst graag langs op jouw praktijk en ben je ook welkom op ons kantoor in Zevenbergen. De koffie staat altijd klaar!

Dennis Henderiks
T. 06 18 98 37 94
E. dennis.henderiks@fact4fysio.nl