De werkkostenregeling; hoe zat het ook alweer met de vrije ruimte?

Via de werkkostenregeling (WKR) kun je als werkgever onbelaste vergoedingen of verstrekkingen aan je werknemers geven waarbij (een deel van) de vergoedingen en verstrekkingen ten laste van de vrije ruimte komt.

Voor 2021 is, net als in 2020, de vrije ruimte extra verhoogd als crisismaatregel tijdens corona. Deze extra verhoging houdt in dat de vrije ruimte 3% van de eerste € 400.000 van de loonsom van alle medewerkers samen bedraagt. Over de loonsom boven € 400.000 bedraagt de vrije ruimte 1,18% van de loonsom.

De zorgbonus en de werkkostenregeling
Heb jij als praktijkhouder de zorgbonus aangevraagd dan dien je daarbij rekening te houden met de WKR. Het kabinet geeft mensen die in de zorg werken (en voldoen aan bepaalde voorwaarden) in 2021 een zorgbonus van netto € 384,71.

Als werkgever in de zorg dien je ervoor te zorgen dat het nettobedrag van de zorgbonus op de rekening van je medewerkers en derden zoals uitzendkrachten en zzp’ers terecht komt. Je moet daarnaast de zorgbonus verplicht aanwijzen als eindheffingsloon voor de WKR, waardoor de zorgbonus ten laste van de vrije ruimte komt. Mogelijk wordt je vrije ruimte hierdoor overschreden, met belastingheffing tot gevolg zijnde de 80% eindheffing WKR. Let op! Bij zzp’ers bedraagt de vaste eindheffing 75%, omdat de zorgbonus die aan hen worden betaald niet ten laste van de vrije ruimte worden gebracht.

Je ontvangt een opslag op de zorgbonussen om, indien van toepassing, de belasting over de zorgbonus te betalen. Als blijkt dat de zorgbonussen die je aan je werknemers betaalt, deels of volledig in de vrije ruimte vallen, dan ben je voor dat deel géén eindheffing WKR verschuldigd en moet je de compensatie voor deze belasting over de zorgbonus (deels of volledig) terugbetalen.

Vrije ruimte over?
Het kan aantrekkelijk zijn – voor werknemer én praktijkhouder – om vergoedingen of verstrekkingen (bijvoorbeeld een (deel van een) bonus) onder te brengen in de vrije ruimte. De Belastingdienst beschouwt vergoedingen en verstrekkingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar als gebruikelijk. Dat betekent dat zolang de vergoedingen en verstrekkingen aan een werknemer op jaarbasis niet boven de € 2.400 uitkomen, deze niet ongebruikelijk worden geacht.

Als je de vrije ruimte van de werkkostenregeling nog niet volledig heeft gebruikt, is december een mooie maand om nog iets extra’s te doen zonder al te hoge kosten. Vergoedingen en verstrekkingen die ten laste van de vrije ruimte komen, maar de vrije ruimte niet overschrijden, kunnen immers belastingvrij worden verstrekt. Dus waarom geen kerstpakket (zie hieronder) en een kleine bonus? Zolang de grens van € 2.400 per werknemer per jaar (in totaal) niet wordt overschreden, mag de Belastingdienst er immers niets van vinden.

Feestdagen en de werkkostenregeling
Houd er rekening mee dat vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers op en rond de feestdagen wellicht ook nog kosten met zich mee brengen die ten laste van de vrije ruimte van de WKR moeten worden gebracht.

Wat zijn de regels voor een Sinterklaasfeest?

• Het feest is op de werkplek (bijvoorbeeld in de bedrijfskantine).
  Voor de consumpties van de werknemers, de partners en kinderen van werknemers geldt een nihilwaardering.
• Het feest is op een externe locatie bij een derde
  De waarde van de consumpties én de rest van het feest moet bij het loon van de werknemers geteld worden of als eindheffingsloon worden ondergebracht in de vrije ruimte. Dat geldt ook voor andere kosten voor het feest, zoals het inhuren van een hulpsinterklaas of het laten reinigen van de sint- en pietenpakken.

Ongeacht waar het sinterklaasfeest plaatsvindt, cadeautjes en versnaperingen die je als werkgever vergoedt of verstrekt aan de genodigden voor thuis zijn altijd belast loon. In de praktijk kiezen de meeste werkgevers ervoor om deze vergoedingen en verstrekking aan te wijzen als eindheffingsloon, zodat de werknemer het bedrijfsfeest niet terugziet op zijn loonstrook.

En wat doen we met Kerst?
De Kerstborrel of het Kerstdiner worden net als het Sinterklaasfeest gezien als een personeelsfeest en hoe je als werkgever omgaat met maaltijden tijdens dit soort feesten hangt dus ook weer af van de locatie van het feest:

• Het feest is op de werkplek.
  Voor maaltijden tijdens feesten die op de werkplek plaatsvinden, reken je een normbedrag tot het loon of je wijst het normbedrag van € 3,35 per maaltijd aan als eindheffingsloon.
• Het feest is op een externe locatie bij een derde.
  De waarde van deze maaltijden (het factuurbedrag incl. BTW) reken je tot het loon of wijs je aan als eindheffingsloon.

Tot slot, wat doen we met de kerstpakketten?
Voor het kerstpakket geldt geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering en de waarde van de kerstpakketten incl. BTW komt daarom ten laste van de vrije ruimte. Pas als er geen vrije ruimte meer beschikbaar is, zul je 80% eindheffing dienen te betalen over het deel dat boven de vrije ruimte uitkomt.