Wet toetreding zorgaanbieders (WTZA)

De WTZA is op 1 januari 2022 in werking getreden. De WTZA vervangt de WTZi (Wet toetreding zorginstellingen). Hierdoor dienen alle fysiopraktijken vanaf 1 januari 2022 te voldoen aan deze wet. Tot 1 januari 2022 vielen fysiopraktijken niet onder de WTZi (een fysiopraktijk is geen zorginstelling, maar wel een zorgaanbieder). Dit heeft daarom gevolgen voor fysiopraktijken welke hieronder worden beschreven.

De WTZA bestaat uit vier onderdelen:

1. Meldplicht voor alle zorgaanbieders
2. Vergunningplicht voor bepaalde zorgaanbieders
3. Eisen aan de bestuursstructuur voor bepaalde zorgaanbieders
4. Eisen aan de jaarverantwoording, accountantscontrole en publicatie voor alle zorgaanbieders

De VvAA heeft een filmpje gemaakt waarin de WTZA in 6 minuten wordt uitgelegd.

1. Meldplicht voor alle zorgaanbieders

Alle zorgaanbieders zijn verplicht zich te melden als zorgaanbieder. Als bestaande zorgaanbieder sta je normaal gesproken opgenomen in het Landelijk Register Zorgaanbieders. Mocht je in het Landelijk Register Zorgaanbieders staan, dan heb je al aan de meldplicht voldaan. Mocht je niet in het Landelijk Register Zorgaanbieders staan, dan dien je je te melden als zorgaanbieder.

1. Nieuwe zorgaanbieder: melden binnen drie maanden voor start van de zorgverlening.
2. Wijziging KvK-nummer: valt onder nieuwe zorgaanbieder, dus opnieuw melden.
3. Solistisch werkende zorgverlener [1]: dienen zich te melden. Indien je werkzaam bent binnen een praktijk hoef je je als individu niet te melden.
4. Toetreding maat in maatschap: hoeft zich niet apart te melden indien de maatschap reeds is ingeschreven in het register.
5. Geen onderscheid (niet-)verzekerde zorg.

2. Vergunningplicht voor bepaalde zorgaanbieders

De vergunningplicht gold voor zorgaanbieders met meer dan 10 zorgverleners die Zvw-/Wlz- zorg verlenen. Per 1 januari 2025 is er echter een wetswijziging geweest waarbij alle zorgaanbieders nu een vergunningsplicht hebben. Bestaande zorgaanbieders die door deze wetswijziging vergunningsplichtig zijn geworden, krijgen een vergunning van rechtswege en hoeven daardoor geen aparte aanvraag te doen. Het doel van deze wetswijziging is om de drempel tot het starten van een praktijk te verhogen.

Als zorgverlener wordt gezien:

1. Iedere medewerker die zorg verleent aan de cliënt, geen onderscheid tussen parttime en fulltime.
2. Aantal zorgverleners namens één instelling. Hierbij kunnen de zorgverleners werkzaam zijn binnen verschillende entiteiten in een groep.
3. Een ZZP’er die wordt ingehuurd door een praktijk telt ook voor de praktijk als zorgverlener.
4. Uitgezonderd zijn administratieve krachten, receptionisten of stagiaires. Zij tellen voor de vergunningplicht niet mee als zorgverlener.

Goed om te weten:

1. Via deze link is meer informatie te vinden over het aanvragen van de vergunning.
2. Wanneer je een nieuwe zorgverlener bent, regel dan zo snel mogelijk de vergunningsplicht (kosten: € 725). Je mag als zorgaanbieder geen zorg verlenen zonder vergunning!
3. Wijziging KvK nummer: ook een nieuwe vergunningsaanvraag doen.
4. Meerdere locaties: zorgverleners van de locaties worden opgeteld.
5. De juridische basis op grond waarvan de zorgverleners werkzaam zijn is niet relevant.
6. De behandeltermijn van de vergunningplicht is 8 weken.

3. Eisen aan de bestuursstructuur voor bepaalde zorgaanbieders

Raad van Toezicht ( > 25 zorgverleners, mogelijk m.i.v. 1 juli 2025 > 50 zorgverleners) (bij rechtspersonen: Raad van Commissarissen)

Een Raad van Toezicht (RvT) is verplicht indien er bij een praktijk meer dan 25 zorgverleners werkzaam zijn.

Naar verwachting gaat de grens van 25 zorgverleners met ingang van 1 juli 2025 naar 50 zorgverleners. Deze wetswijziging is op dit moment (26 februari 2025) nog niet definitief.

Het voornemen is ontstaan om beter aan te sluiten bij de praktijk en het stapelen van toezicht en verantwoorden te voorkomen. Bij het bepalen van de omvanggrens gaat het om het aantal zorgverleners of zorg verlenende ZZP’ers. Een medewerker die geen zorg verleent, telt dus niet mee voor de omvanggrens. Ook gaat het om aantal zorgverleners en niet om aantal FTE zorgverleners. Een parttime zorgverlener telt dus als één voor deze omvanggrens.

Er zijn praktijken die het interne toezicht reeds hebben geregeld naar aanleiding van de WTZa en daarvoor haar statuten hebben gewijzigd. Als deze wetswijziging doorgaat, had dit niet nodig geweest indien het aantal zorgverleners minder is dan 50. Er kan overwogen worden om het interne toezicht vrijwillig te behouden of de statuten terug aan te passen om het interne toezicht op te heffen. Aan beide situaties zitten kosten vast. Het interne toezicht behouden kan jaarlijks kosten met zich meebrengen. Opnieuw een statutenwijziging doorvoeren brengt eenmalige (notaris)kosten met zich mee. Dit dient elke praktijk zelf te overwegen.

De praktijken die dit in statuten hebben vastgelegd met het voorbehoud dat het intern toezicht van toepassing is voor zover verplicht gesteld door de WTZa hoeven uiteraard niets te doen.

De RvT:

1. Houd toezicht op het beleid van de dagelijkse of algemene leiding.
2. Heeft een adviesrol richting bestuurders.
3. Kijkt naar het belang van de praktijk, het maatschappelijke belang en het belang van belanghebbende zoals cliënten.
4. Moet tijdig beschikken over noodzakelijke gegevens. Wat de inhoud van de noodzakelijke gegevens is, bepaald de RvT zelf. Zolang zij met deze gegevens hun taak adequaat kunnen vervullen.
5. Dient minimaal één keer per jaar geïnformeerd te worden over het strategisch beleid, de algemene en financiële risico’s en het beheers- en controlesysteem.

M.b.t. de samenstelling van de RvT gelden de volgende eisen/voorwaarden:

1. Ten minste drie onafhankelijke leden.
2. Profielschets waarbij rekening wordt gehouden met de deskundigheid en achtergrond van de leden. Dit wordt ter advisering voorgelegd aan de cliëntenraad. Dit dient te zorgen voor diversiteit in zorginhoudelijke, financiële, economische, juridische, politieke, sociale en bedrijfskundige achtergronden.
3. Mag maximaal 8 jaar in functie zijn.

Uit de statuten / het maatschapscontract / het VOF-contract moet blijken dat aan de eisen die worden gesteld aan de interne toezichthouder is voldaan. Hiervoor is een eventuele wijziging van deze stukken nodig. De bevoegdheden en een omschrijving van de taken van de RvT worden vastgelegd. Onafhankelijkheid wordt gewaarborgd doordat:

1. Leden van de RvT geen werknemers mogen zijn geweest bij de praktijk in de drie afgelopen jaren;
2. Daarnaast mogen ze ook geen werkzaamheden (overeenkomst van opdracht) hebben verricht in de drie afgelopen jaren;
3. Er uitsluiting is van financiële, personele of familiale belangenverstrengelingen met de dagelijkse of algemene leiding van de praktijk.

Cliëntenraad ( > 25 zorgverleners)

Een cliëntenraad is verplicht indien in een praktijk meer dan 25 zorgverleners werkzaam zijn. Cliënten of personen die representatief zijn voor de doelgroep van de praktijk komen in de cliëntenraad. Zij hebben inspraak om de belangen van cliënten te behartigen.

Over de cliëntenraad dient schriftelijk te worden vastgelegd in een medezeggenschapsregeling:

1. Wat de rol van de cliëntenraad is.
2. Hoeveel leden er in de cliëntenraad zitten.
3. De wijze van benoeming en ontslag.
4. Welke personen lid kunnen worden.
5. Wat de zittingsduur is van de leden.
6. Op welke wijze de cliëntenraad wordt betrokken bij de voorbereiding van de besluitvorming.
7. Hoe de cliëntenraad van benodigde informatie wordt voorzien.

De rechten van een cliëntenraad zijn:

1. Recht op informatie die nodig is om de belangen van de cliënten te behartigen.
2. Recht op overleg met de directie over het beleid van de praktijk.
3. Recht om te adviseren richting de directie (gevraagd en ongevraagd).
4. Recht van instemming met bestuursbesluiten die directe gevolgen hebben voor cliënten.
5. Recht van enquête bij wanbeleid.
6. Recht om een bestuurslid voor te dragen. Zij mogen ten minste één persoon voordragen voor de benoeming als lid van de RvT. Dit recht dient opgenomen te worden in de statuten of, indien geen rechtspersoon, anderszins schriftelijk te worden vastgelegd. Ook mogen zij advies geven over de profielschets van een bestuurslid en voor een lid van de RvT.

Eisen van rechtmatig declareren (bij vergunningplicht)

Bij een vergunningplicht dien je te voldoen aan de eisen van rechtmatig declareren. Dit houdt in:

1. Er mag geen ander tarief in rekening worden gebracht dan het door de NZa vastgesteld tarief.
2. Er mag geen andere prestatiebeschrijving worden gebruikt dan door de NZa vastgesteld.

Kwaliteitseisen (bij vergunningplicht)

Bij de vergunningplicht wordt er ook getoetst of de praktijk voldoet aan de Wet Kwaliteit, klachten en geschillen zorg (WKKGZ). Het doel van de WKKGZ is dat iedereen goede zorg krijgt. Onderdelen uit de WKKGZ zijn:

1. Systeem voor veilig melden van incidenten voor medewerkers.
2. Controleren functioneren zorgverlener voor indiensttreding.
3. Meldplicht bij het ontslaan van een zorgverlener vanwege ernstig disfunctioneren.
4. Extra informatieplicht voor patiënten indien dat gewenst is.
5. Gratis klachtenfunctionaris.
6. Aangesloten zijn bij een erkende geschilleninstantie.
7. Overeenkomsten tussen zorgaanbieder en zorgverlener indien er geen arbeidsovereenkomst is.

4. Eisen aan de jaarverantwoording, accountantscontrole en publicatie voor alle zorgaanbieders

Alle zorgaanbieders zijn verplicht om hun jaarverantwoording over het boekjaar 2024 openbaar te maken voor 31 mei van het volgende boekjaar. Dit wordt gedaan bij het CIBG via DigiMV. Voor de inlog heb je e-herkenning nodig (als je dat nog niet hebt geregeld doe dat dan meteen).

Voor het boekjaar 2024 zal dit voor het eerst voor alle zorgaanbieders verplicht worden. De deadline voor het indienen van de jaarverantwoording is 31 mei 2025. Er is een mogelijkheid tot uitstel tot maximaal 30 december 2025. Dit kun je aanvragen via deze link.

De jaarverantwoording bestaat uit:

1. Vragenlijsten:
   1. Basis vragenlijst
   2. Concernbrede vragenlijst:
      1. Financiële gegevens: balans, W&V (incl. toelichting), dividend, bankratio’s
      2. Bedrijfsstructuur, organisatie
      3. Governance
      4. Personeel
      5. Patiënten en cliënten
2. Deponering van de jaarverantwoording

Voor micro-zorgaanbieders en eenmanszaken worden beperktere eisen gesteld aan de jaarverantwoording in de vorm van minder vragen.

Groepen met meerdere zorgaanbieders:

De jaarverantwoordingsplicht geldt alleen voor zorgaanbieders. Een holding waar geen zorg wordt verleend valt hier dus niet onder. Als een zorgaanbieder onderdeel uitmaakt van een groep met meerdere zorgaanbieders geldt het volgende:

1. Een dochtermaatschappij die een zorgaanbieder is, kan gebruik maken van een vrijstelling tot het aanleveren van de vragenlijst als een andere zorgaanbieder van de groep de vragenlijst geconsolideerd heeft ingevuld. De zorgaanbieder die de geconsolideerde vragenlijst invult dient in DigiMV aan te geven gebruik te maken van deze vrijstelling.
2. Deze vrijstelling geldt alleen voor de vragenlijsten, de cijfers van deze dochtermaatschappij dienen wel gedeponeerd te worden. Deze plicht geldt dus voor alle entiteiten.

Maten

Een maat in een maatschap is ook een zorgverlener. Die is uitgezonderd van de jaarverantwoordingplicht. Indien de maatschap voldoet aan de plicht tot openbaarmaking van de jaarverantwoording dan hoeft de maat zelf dit niet meer te doen.

Let op 2: de vragenlijsten zijn best pittig. Neem dus de tijd om deze in te vullen. Je kunt ze tussentijds opslaan en je kunt ze ook printen. Dat kan soms handig zijn!

Let op 3: je dient als zorgverlener veel informatie openbaar te maken! Iedereen kan na publicatie heel eenvoudig je cijfers downloaden en krijgt dan inzicht in je omzet, resultaat en dividend.

 

Voetnoten
[1] Met zzp’er (ook bekend als `solist’): bedoelen we iemand die – zelfstandig of in opdracht van een zorgaanbieder – zorg verleent, de zorgverlening niet uitbesteedt en geen personeel in dienst heeft.