Wet toetreding zorgaanbieders (WTZA)

De WTZA is op 1 januari 2022 in werking getreden. De WTZA vervangt de WTZi (Wet toetreding zorginstellingen). Hierdoor dienen alle fysiopraktijken vanaf 1 januari 2022 te voldoen aan deze wet. Tot 1 januari 2022 vielen fysiopraktijken niet onder de WTZi (een fysiopraktijk is geen zorginstelling, maar wel een zorgaanbieder). Dit heeft daarom gevolgen voor fysiopraktijken welke hieronder worden beschreven.

Let op 1: sommige deadlines lijken nog ver weg maar vergis je niet. Er zijn een aantal zaken waarvoor de nodige voorbereidingen moeten worden getroffen. Als er bijvoorbeeld meer dan 25 zorgverleners werkzaam zijn binnen je praktijk dan moet je een toezichthoudend orgaan oprichten, een BV moet daarvoor de statuten wijzigen bij de notaris en er moeten 3 toezichthouders worden benoemd. De vergunning moet je voor 1 januari 2024 aanvragen, dat betekent dus dat je tijdig een afspraak bij de notaris moet inplannen en dat je nu al dient te beginnen met je zoektocht naar geschikte toezichthouders.

De WTZA bestaat uit vier onderdelen:

1. Meldplicht voor alle zorgaanbieders
2. Vergunningplicht voor bepaalde zorgaanbieders
3. Eisen aan de bestuursstructuur voor bepaalde zorgaanbieders
4. Eisen aan de jaarverantwoording, accountantscontrole en publicatie voor alle zorgaanbieders

De VvAA heeft een filmpje gemaakt waarin de WTZA in 6 minuten wordt uitgelegd.

1. Meldplicht voor alle zorgaanbieders

Alle zorgaanbieders zijn verplicht zich te melden als zorgaanbieder. Als bestaande zorgaanbieder is het mogelijk dat je staat opgenomen in het Landelijk Register Zorgaanbieders. Mocht je in het Landelijk Register Zorgaanbieders staan, dan heb je al aan de meldplicht voldaan. Mocht je niet in het Landelijk Register Zorgaanbieders staan, dan dien je je te melden als zorgaanbieder.

1. Nieuwe zorgaanbieder: melden binnen drie maanden voor start van de zorgverlening.
2. Wijziging KvK-nummer: valt onder nieuwe zorgaanbieder, dus opnieuw melden.
3. Solistisch werkende zorgverlener [1]: dienen zich te melden. Indien je werkzaam bent binnen een praktijk hoef je je als individu niet te melden.
4. Toetreding maat in maatschap: hoeft zich niet apart te melden indien de maatschap reeds is ingeschreven in het register.
5. Geen onderscheid (niet-)verzekerde zorg.

2. Vergunningplicht voor bepaalde zorgaanbieders

De vergunningplicht geldt voor zorgaanbieders met meer dan 10 zorgverleners die Zvw-/Wlz- zorg verlenen. Als zorgverlener wordt gezien:

1. Iedere medewerker die zorg verleent aan de cliënt, geen onderscheid tussen parttime en fulltime.
2. Aantal zorgverleners namens één instelling. Hierbij kunnen de zorgverleners werkzaam zijn binnen verschillende entiteiten in een groep.
3. Een ZZP’er die wordt ingehuurd door een praktijk telt ook voor de praktijk als zorgverlener.
4. Uitgezonderd zijn administratieve krachten, receptionisten of stagiaires. Zij tellen voor de vergunningplicht niet mee als zorgverlener.

Goed om te weten:

1. Bestaande praktijken > 10 zorgverleners: vergunning aanvragen voor 1 januari 2024.
   Uitgezonderd: praktijken met een aangevraagde WTZi toelating.
2. Na 1 januari 2022 > 10 zorgverleners: binnen 6 maanden vergunningsaanvraag doen (€ 725).
3. Nieuwe zorgaanbieders > 10 zorgverleners: vergunningplicht regelen binnen drie maanden vóór start zorgverlening (kosten: € 725).
4. Wijziging KvK nummer: binnen 6 maanden vergunningsaanvraag doen.
5. Meerdere locaties: zorgverleners van de locaties worden opgeteld.
6. De juridische basis op grond waarvan de zorgverleners werkzaam zijn is niet relevant.
7. De behandeltermijn van de vergunningplicht is 8 weken.

3. Eisen aan de bestuursstructuur voor bepaalde zorgaanbieders

Raad van Toezicht ( > 25 zorgverleners) (bij rechtspersonen: Raad van Commissarissen)

Een Raad van Toezicht (RvT) is verplicht indien er bij een praktijk meer dan 25 zorgverleners werkzaam zijn.

De RvT:

1. Houd toezicht op het beleid van de dagelijkse of algemene leiding.
2. Heeft een adviesrol richting bestuurders.
3. Kijkt naar het belang van de praktijk, het maatschappelijke belang en het belang van belanghebbende zoals cliënten.
4. Moet tijdig beschikken over noodzakelijke gegevens. Wat de inhoud van de noodzakelijke gegevens is, bepaald de RvT zelf. Zolang zij met deze gegevens hun taak adequaat kunnen vervullen.
5. Dient minimaal één keer per jaar geïnformeerd te worden over het strategisch beleid, de algemene en financiële risico’s en het beheers- en controlesysteem.

M.b.t. de samenstelling van de RvT gelden de volgende eisen/voorwaarden:

1. Ten minste drie onafhankelijke leden.
2. Profielschets waarbij rekening wordt gehouden met de deskundigheid en achtergrond van de leden. Dit wordt ter advisering voorgelegd aan de cliëntenraad. Dit dient te zorgen voor diversiteit in zorginhoudelijke, financiële, economische, juridische, politieke, sociale en bedrijfskundige achtergronden.
3. Mag maximaal 8 jaar in functie zijn.

Uit de statuten / het maatschapscontract / het VOF-contract moet blijken dat aan de eisen die worden gesteld aan de interne toezichthouder is voldaan. Hiervoor is een eventuele wijziging van deze stukken nodig. De bevoegdheden en een omschrijving van de taken van de RvT worden vastgelegd. Onafhankelijkheid wordt gewaarborgd doordat:

1. Leden van de RvT geen werknemers mogen zijn geweest bij de praktijk in de drie afgelopen jaren;
2. Daarnaast mogen ze ook geen werkzaamheden (overeenkomst van opdracht) hebben verricht in de drie afgelopen jaren;
3. Er uitsluiting is van financiële, personele of familiale belangenverstrengelingen met de dagelijkse of algemene leiding van de praktijk.

Cliëntenraad ( > 25 zorgverleners)

Een cliëntenraad is verplicht indien in een praktijk meer dan 25 zorgverleners werkzaam zijn. Cliënten of personen die representatief zijn voor de doelgroep van de praktijk komen in de cliëntenraad. Zij hebben inspraak om de belangen van cliënten te behartigen.

Over de cliëntenraad dient schriftelijk te worden vastgelegd in een medezeggenschapsregeling:

1. Wat de rol van de cliëntenraad is.
2. Hoeveel leden er in de cliëntenraad zitten.
3. De wijze van benoeming en ontslag.
4. Welke personen lid kunnen worden.
5. Wat de zittingsduur is van de leden.
6. Op welke wijze de cliëntenraad wordt betrokken bij de voorbereiding van de besluitvorming.
7. Hoe de cliëntenraad van benodigde informatie wordt voorzien.

De rechten van een cliëntenraad zijn:

1. Recht op informatie die nodig is om de belangen van de cliënten te behartigen.
2. Recht op overleg met de directie over het beleid van de praktijk.
3. Recht om te adviseren richting de directie (gevraagd en ongevraagd).
4. Recht van instemming met bestuursbesluiten die directe gevolgen hebben voor cliënten.
5. Recht van enquête bij wanbeleid.
6. Recht om een bestuurslid voor te dragen. Zij mogen ten minste één persoon voordragen voor de benoeming als lid van de RvT. Dit recht dient opgenomen te worden in de statuten of, indien geen rechtspersoon, anderszins schriftelijk te worden vastgelegd. Ook mogen zij advies geven over de profielschets van een bestuurslid en voor een lid van de RvT.

Eisen van rechtmatig declareren (bij vergunningplicht)

Bij een vergunningplicht dien je te voldoen aan de eisen van rechtmatig declareren. Dit houdt in:

1. Er mag geen ander tarief in rekening worden gebracht dan het door de NZa vastgesteld tarief.
2. Er mag geen andere prestatiebeschrijving worden gebruikt dan door de NZa vastgesteld.

Kwaliteitseisen (bij vergunningplicht)

Bij de vergunningplicht wordt er ook getoetst of de praktijk voldoet aan de Wet Kwaliteit, klachten en geschillen zorg (WKKGZ). Het doel van de WKKGZ is dat iedereen goede zorg krijgt. Onderdelen uit de WKKGZ zijn:

1. Systeem voor veilig melden van incidenten voor medewerkers.
2. Controleren functioneren zorgverlener voor indiensttreding.
3. Meldplicht bij het ontslaan van een zorgverlener vanwege ernstig disfunctioneren.
4. Extra informatieplicht voor patiënten indien dat gewenst is.
5. Gratis klachtenfunctionaris.
6. Aangesloten zijn bij een erkende geschilleninstantie.
7. Overeenkomsten tussen zorgaanbieder en zorgverlener indien er geen arbeidsovereenkomst is.

4. Eisen aan de jaarverantwoording, accountantscontrole en publicatie voor alle zorgaanbieders

Alle zorgaanbieders zijn verplicht om hun jaarverantwoording over boekjaar 2022 openbaar te maken voor 31 december 2023 [2]. Dit wordt gedaan bij het CIBG via DigiMV. Voor de inlog heb je e-herkenning nodig (als je dat nog niet hebt geregeld doe dat dan meteen).

Het doen van de jaarverantwoording bestaat uit 7 stappen. Zo dient er eerst bepaald te worden welke doelgroep van toepassing is.

De jaarverantwoording bestaat uit:

1. Vragenlijsten:
   1. Basis vragenlijst
   2. Concernbrede vragenlijst:
      1. Financiële gegevens: balans, W&V (incl. toelichting), dividend, bankratio’s
      2. Bedrijfsstructuur, organisatie
      3. Governance
      4. Personeel
      5. Patiënten en cliënten
2. Deponering van de jaarverantwoording

Groepen met meerdere zorgaanbieders:

De jaarverantwoordingsplicht geldt alleen voor zorgaanbieders. Een holding waar geen zorg wordt verleend valt hier dus niet onder. Als een zorgaanbieder onderdeel uitmaakt van een groep met meerdere zorgaanbieders geldt het volgende:

1. Een dochtermaatschappij die een zorgaanbieder is, kan gebruik maken van een vrijstelling tot het aanleveren van de vragenlijst als een andere zorgaanbieder van de groep de vragenlijst geconsolideerd heeft ingevuld. De zorgaanbieder die de geconsolideerde vragenlijst invult dient in DigiMV aan te geven gebruik te maken van deze vrijstelling.
2. Deze vrijstelling geldt alleen voor de vragenlijsten, de cijfers van deze dochtermaatschappij dienen wel gedeponeerd te worden. Deze plicht geldt dus voor alle entiteiten.

Maten

Een maat in een maatschap is ook een zorgverlener. Die is uitgezonderd van de jaarverantwoordingplicht. Indien de maatschap voldoet aan de plicht tot openbaarmaking van de jaarverantwoording dan hoeft de maat zelf dit niet meer te doen.

Let op 2: de vragenlijsten zijn best pittig. Neem dus de tijd om deze in te vullen. Je kunt ze tussentijds opslaan en je kunt ze ook printen. Dat kan soms handig zijn!

Let op 3: je dient als zorgverlener veel informatie openbaar te maken! Iedereen kan na publicatie heel eenvoudig je cijfers downloaden en krijgt dan inzicht in je omzet, resultaat en dividend.

 

Voetnoten
[1] Met zzp’er (ook bekend als `solist’): bedoelen we iemand die – zelfstandig of in opdracht van een zorgaanbieder – zorg verleent, de zorgverlening niet uitbesteedt en geen personeel in dienst heeft.

[2] De verruiming van de termijn is nog niet vastgelegd in de wet. Op dit moment is een voorstel daartoe aangekondigd door minister Helder, waarbij op de website van het CIBG t.a.v. de jaarverantwoording voor de zorg wel wordt aangegeven dat zorgaanbieders die (volgens het voorstel van de minister) in aanmerking komen voor de verruiming daar in de praktijk al van mogen uitgaan (https://www.jaarverantwoordingzorg.nl/actueel/nieuws/2022/11/16/tijdelijke-verruiming-termijnen).